العملاء والولاء والخصومات — حركة تك

ثلاثة أمور متصلة تحت الولاء والخصومات: من عملاؤك، وماذا يكسبون، وماذا يُخصم من فاتورتهم.

#أنواع العملاء

الولاء والخصومات ← الإعدادات هو حيث تُضبط القواعد لكل نوع من العملاء، قبل أن يوجد أي عميل بعينه.

وهناك نوعان، وليسا بديلين أحدهما عن الآخر:

فرد — شخص. وتكفيه فاتورة ضريبية مبسّطة.
شركة — منشأة. فاتورة ضريبية أساسية — يلزم الرقم الضريبي والسجل والعنوان.

شاشة أنواع العملاء تعرض مفاتيح كل نوع وقواعد النقاط — قواعد لكل نوع من العملاء. بماذا يبدأ الجديد، وما الذي يجوز لنقطة البيع أن تفعله به.

المفاتيح الخمسة، لكل نوع

المفتاح	ما يقرّره
يمكن اختياره على الكاشير	عند الإيقاف، لا يُستخدم هذا النوع إلا من المكتب.
الإضافة تحتاج اعتمادًا	هل يستطيع الكاشير إنشاء واحد
يجوز أن يكون له حساب آجل	عند الإيقاف، لا شيء لهم يُقيَّد على الحساب.
يجوز منحه خصمًا	هل تسري الخصومات عليهم
يكسب نقاط ولاء	فقائمة أسعار مخفَّضة أصلًا ستُخفَّض مرتين.

والنوعان يجلسان جنبًا إلى جنب، ويحمل كلٌّ تذكيرًا في سطر بما هو: فرد — فاتورة ضريبية مبسّطة، يكفي اسم ورقم؛ وشركة — فاتورة ضريبية أساسية، يلزم الرقم الضريبي والسجل والعنوان.

واثنان من هذه يستحقّان قراءة متأنّية.

الإضافة تحتاج اعتمادًا. مع تشغيله، لا يفتح واحدًا كاشيرٌ يسجّل المبيعات فقط؛ ومن له صلاحية إضافة العملاء أو اعتمادهم يستطيع. وهكذا تدع الباريستا يسجّلون الناس في برنامج النقاط بينما تبقى حسابات الشركات عمل المكتب الخلفي.

ويجوز منحه خصمًا هو ما يبدأ به الجديد. ومن كان مسجَّلًا يحتفظ بإعداده هو. فتغييره لا يجتاح عملاءك الحاليين — بل يضبط الافتراضي للتالي.

حد الائتمان الابتدائي

لكل نوع: بماذا يبدأ العميل الجديد من ذلك النوع. الجدد يبدأون بـ5٬000 ريال، أو الجدد يبدأون بلا حساب آجل.

#النقاط

فوق أنواع العملاء، تحت النقاط، للجميع، قواعدُ النقاط — والشاشة تعيدها عليك جملةً حتى لا يبقى التباس:

كما هو مضبوط: إنفاق ريال واحد يكسب نقطة واحدة، و10 نقاط تخصم ريالًا من الفاتورة — فالنقطة تساوي 0٫1 ريال، و100 نقطة هي أقل ما يمكن صرفه دفعة واحدة. وكل بيع يكسب مهما صغر. وتنتهي النقاط بعد 12 شهرًا من اكتسابها.

اقرأ تلك الجملة بدل الخانات الخمس فوقها. فهي البرنامج كله في سطر، وهي ما تفحصه بعد كل تغيير.

الإعداد	معناه
النقاط المكتسبة لكل ريال	نسبة الكسب
أقل إنفاق للكسب	دون هذا لا يكسب البيع شيئًا. والصفر يعني أن كل بيع يكسب.
النقاط مقابل وحدة واحدة	نسبة الصرف
أقل ما يمكن صرفه دفعة واحدة	دون هذا لا يمكن صرف النقاط إطلاقًا
تنتهي النقاط بعد (أشهر)	والفراغ يعني ألا تنتهي

ثلاثة أمور عن النقاط تستحقّ المعرفة

النقاط تُكتسب على ما يبقى للمحل لا على الضريبة. فبيعةٌ بخمسين ريالًا بضريبة 15% صافيها 43٫48، فبنقطة لكل ريال تكسب 43 نقطة لا 50. فالضريبة تُحصَّل للدولة؛ وليست إنفاقًا عندك.

والصرف يبدأ بأقدم النقاط. وهذا يهمّ حين تُشغَّل نهاية الصلاحية، لأن معناه أن أقدم نقاط العميل هي التي تُستهلك دائمًا بدل التي تتقادم في صمت.

والحفنة القليلة من النقاط لا تُصرف. فـأقل ما يُصرف دفعة واحدة مئة نقطة حتى تغيّرها، ونقطة البيع ترفض ما دونها — أقل ما يمكن صرفه دفعة واحدة 100 نقطة — بدل أن تخصم ريالًا في صمت. وهو محدَّد لكل نوع عميل، فبرنامجٌ بطيء الكسب يجوز أن يكون حدّه أدنى من برنامجٍ سريع.

انتبه: نهاية الصلاحية تسري على النقاط المكتسبة من الآن فصاعدًا. فتشغيلها لا يضع ساعةً بأثر رجعي على نقاط يحملها أحدهم بالفعل.

انتبه: ضبط نهاية صلاحية لا يرفع بذاته النقاط المنتهية من رصيد أحد. والشاشة تقول ذلك: لا شيء يكنس النقاط المنتهية بعد. والصرف يبدأ بالأقدم، فلا رصيد خاطئ. ومعنى ذلك عمليًّا أن رقم العميل يبقى مرتفعًا حتى يصرف، وأن الأقدم تذهب أولًا — وهو الترتيب العادل. واسأل حركة تك هل تُشطب النقاط المنتهية على حسابك.

#العملاء

الولاء والخصومات ← العملاء هي القائمة.

ولكل عميل:

الاسم ورقم الجوال — والجوال هو ما تجده به نقطة البيع
النوع — فرد أو شركة
الرقم الضريبي والسجل التجاري والعنوان، للشركة
حد الائتمان — إلى كم يجوز أن يبلغ حسابه الآجل
رصيد النقاط

قائمة العملاء تعرض ما على كلٍّ وحدّه والمتبقي له ونقاطه — كم على كل عميل، وكم يجوز أن يكون عليه، وكم كسب.

والقائمة هنا تعرض العميل والنوع ورقم الجوال والنقاط وهل الخصم مسموح، مع مرشّحات للنوع والخصم والحالة والجنس ووقت الانضمام، وتأشيرة لديهم نقاط.

من المفيد معرفته: ما عليهم ليس في هذه الشاشة. فالمال هو الجانب المحاسبي للعميل، وهو في المحاسبة ← حسابات العملاء (القسم 22)، وتعرض ما عليه، وحدّه، والمتبقي، وهل الحساب جارٍ، ومتى سدّد آخر مرة. شاشتان، لأن من يدير برنامج النقاط ومن يلاحق المال ليسا الشخص نفسه عادةً.

من المفيد معرفته: أرقام الجوال تُحفظ بالصيغة الدولية ويُبحث عنها بالصيغة المحلية، فالعميل المُدخل +966551234567 يُعثر عليه بكتابة 0551234567. ولست مضطرًّا إلى تذكّر بأي طريقة أُدخل.

حدود الائتمان والحسابات الآجلة

العميل الذي له حد ائتمان يمكن قيد المبيعات على حسابه إلى ذلك الحد. والحدّ الفارغ يغلق الحساب — وما هو مستحق يبقى قائمًا.

وثلاثة أمور يجب أن تتوافق جميعًا لتنجح بيعة على الحساب:

أن يسمح نوع العميل بالحسابات الآجلة.
أن يكون لدى العميل متسع.
أن يكون هناك من يجوز له منح الائتمان: إما أن يسمح إعدادات الدفع ← الدفع لاحقًا للكاشير بقيد البيعة على حساب العميل، أو أن يعتمدها مدير عند الكاشير، أو أن يملك المستخدم المسجِّل للدخول صلاحية الكاشير والمبيعات: اعتماد (القسم 12).

وحتى عندئذٍ يُرفض تجاوز حد الائتمان إن كانت البيعة ستتخطّاه.

والقسم 22 يتناول تحصيل ما هو مستحق.

#تعديل النقاط يدويًّا

أحيانًا يلزم تحريك الرصيد دون بيع — مجاملةً بعد شكوى، أو بيعة سُجّلت على عميل خطأ. وفي الولاء والخصومات ← العملاء لكل سطر زرّ نقاط: تعديل نقاط العميل.

الحقل	ملاحظات
ما الذي يجري	منح نقاط أو استرجاع نقاط
كم	إلزامي. عدد صحيح من النقاط.
السبب	إلزامي. تُحفظ مع القيد. فالرصيد الذي تحرّك دون سبب مسجّل هو ما سيسأل عنه أحدهم بعد عام.

وتعرض النافذة ما يملك الآن وما سيتبقّى بعد التعديل. ولا تستطيع أن تسترجع أكثر مما يملك — فالرصيد لا ينزل تحت الصفر أبدًا.

ويُسجَّل التعديل في سجل النقاط للعميل بوصفه تعديل يدوي ومعه السبب، ويحرّك التزام النقاط في الدفاتر كأي قيد نقاط آخر. ويفصل تقرير الولاء التعديلات اليدوية عن النقاط المكتسبة والمصروفة.

من المفيد معرفته: يظهر الزر معطّلًا لنوع العملاء الذي لا يكسب نقاطًا — غيّر ذلك من الولاء والخصومات ← الإعدادات أولًا. وتعديل النقاط يحتاج صلاحية الخصومات والولاء: تعديل.

#قواعد الخصم

الولاء والخصومات ← الخصومات.

الخصم هنا يسري وحده في نقطة البيع — ولا يلزم الكاشير أن يفعل شيئًا. وهذا هو الفرق بينه وبين الخصم اليدوي الذي يكتبه الكاشير (القسم 16).

قائمة الخصومات تعرض القواعد الجارية والمجدولة والمنتهية — قواعد تطبّق نفسها. الجارية، والمجدولة، والتي انتهت.

إنشاء واحدة

اضغط زر الإضافة.

اسم الخصم — اسمٌ واسم بالعربية. والتلميح يستحق الاتّباع: ما سيسمّيه به تقرير — «اليوم الوطني»، لا «10%». فالقاعدة المسمّاة بنسبتها بلا فائدة يوم تغيّر النسبة.

ما الذي يفعله — شكلان:

الشكل	مثال
خصم على المنتجات	20% خصمًا، أو 5 ريالات
اشترِ كذا واحصل على كذا	اشترِ 2 واحصل على 1 مجانًا — أو اشترِ 2 واحصل على 1 بنصف السعر

من المفيد معرفته: في اشترِ كذا واحصل على كذا، الوحدات المؤهَّلة الأرخص هي التي تُمنح. فاشترِ ثلاث قهوات بأسعار مختلفة في عرض «اشترِ 2 واحصل على 1» فالأرخص هي التي تُخصم لا الأغلى. وهذا هو الافتراض المعقول، ويستحق أن يُعرف قبل أن يسأل عميل.

ولـخصم على المنتجات، اختر نسبة مئوية أو مبلغًا. والرقم يُخصم ممّا يشمله، قبل توزيعه على الأسطر.

متى يعمل — يبدأ، وينتهي ولك أن تتركه فارغًا: تُرك فارغًا، فلا ينتهي أبدًا.

أين يعمل — الفروع، وفقط عند الدفع بـ. وكلاهما يعمل بالطريقة نفسها: اتركهما فارغين فتكون القاعدة بلا قيد. والشاشة تقول ذلك بالكلمات — لم يُختر شيء، فكل فرع، بما فيه ما يُفتح لاحقًا — وهو السلوك المهم، لأن فرعًا تفتحه العام القادم يرث القاعدة دون أن يتذكّر أحدٌ إضافته.

ما الذي يسري عليه — مجموعات الشاشة ومنتجات بأسمائها. لم يُختر شيء، فكل ما تبيعه نقطة البيع، والمنتجات المسمّاة مشمولة كما أي مجموعة أعلاه — فالاثنان يتجمّعان لا يضيّق أحدهما الآخر.

خصم واحد لكل بيعة

هذه هي القاعدة التي تعثّر الناس، وهي مطلقة:

خصم واحد لكل بيعة. فالبيعة التي عليها خصم — على سطر، أو من النقاط — لا تنال آخر.

وإن تأهّلت قاعدتان، فازت الأنفع للعميل، وسرت وحدها. ولا تتراكمان أبدًا، ولا يستطيع الكاشير أن يضيف واحدة فوقها.

الإنهاء مقابل الحذف

الخصم الذي لم يخصم بيعةً قط يمكن حذفه نهائيًّا.

والذي خصم يُنهى لا يُحذف: خصم «عرض رمضان» 214 بيعة، فأُنهي بدل أن يُحذف. فالقاعدة يجب أن تبقى مقروءة، لأن الفواتير التي تسمّيها كذلك.

والخصومات المنتهية تنتقل إلى قائمتها. وينتقل الخصم إليها وحده حين يمرّ تاريخ انتهائه.

#تقرير الولاء

الولاء والخصومات ← التقارير يبيّن النقاط المكتسبة والمصروفة وكم ساوت، والرصيد القائم — ما يحمله عملاؤك مجتمعين ويستطيعون صرفه غدًا.

من المفيد معرفته: ذلك الرقم القائم التزامٌ حقيقي. فالنقاط التي يحملها عملاؤك مالٌ يستطيعون خصمه من فواتير مقبلة. والقسم 22 يتناول موضعه في الحسابات.

#ما التالي

القسم 22 يتناول المحاسبة اليومية: المصروفات، والأصول، وحسابات العملاء، والقيود.