عمليات المخزون

متى دخل المخزون، وقعت له أربعة أمور: تنظر إليه، وتجرده، وتنقله، وتفقد شيئًا منه. وأربعتها تحت المخزون.

#تقرير المخزون

المخزون ← تقرير المخزون يجيب عن ماذا لديّ، وكم يساوي؟

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

أربعة أرقام تجلس في الأعلى قبل أي سطر: قيمة المخزون (بالتكلفة، صافي الضريبة)، والمنتجات في وحدة الأعمال، وكم منها عند الحد الأدنى أو أقل بحاجة إلى إعادة طلب، وكم منها نفد المخزون ولا شيء على الرفّ. وهذه الأربعة هي الجواب كله عادةً؛ والجدول تحتها لحين لا تكون كذلك.

ويُعرض عرضان تبويبَين: المتوفر والاستهلاك.

الأعمدة:

والإجمالي في الأعلى هو إجمالي القيمة، دون الضريبة — كل الصفوف لا هذه الصفحة.

ثلاثة أمور يقولها التقرير عن نفسه

هذه ملاحظات على الشاشة، وتستحق أن تُفهم:

التكلفة صافي الضريبة. فضريبة المشتريات تُستردّ ولا تُملك — فالضريبة التي دفعتها للمورّد ليست جزءًا مما يساويه مخزونك.

والمنتجات بلا تكلفة لا تضيف شيئًا. فإن كانت أربعة منتجات بلا تكلفة مسجَّلة، قالت الشاشة ذلك، لأنها تجعل مخزونك يبدو في صمت أقل قيمة مما هو. لاحقها.

والوصفات والوجبات المركبة غير مدرجة. فكميتها هي كم يمكن أن يُصنع، وليس ذلك شيئًا جالسًا على رفّ. وعدّها مخزونًا يحسب مكوّناتها مرتين.

الاستهلاك

عرضٌ ثانٍ يبيّن ما تحرّك خلال فترة: الافتتاحي، والوارد، والمستهلك، والمُرتجع، والمعدّل، وصافي التغيّر.

وهو يُقرأ من دفتر الحركات لا بمقارنة الأرصدة، ومعنى ذلك أن منتجًا خرج ثم عاد يظهر بالاثنين — لا صفرًا صافيًا يخفي النشاط.

#جرد المخزون

المخزون ← جرد المخزون هو كيف تعرف ما على الرفّ فعلًا، لا ما يظنه النظام.

بدء واحد

اضغط بدء جرد.

الجرد الأعمى، ولماذا يهمّ

هذه أهم فكرة في القسم.

الجرد الأعمى يُخفي ما يتوقعه النظام. فيكتب العادّ ما يراه، بلا رقم يقارن به.

من المفيد معرفته: من يرى رقم الدفاتر سيعدّ نحوه دون أن يقصد. وجردٌ وافق الدفاتر بالإيحاء لم يقس شيئًا البتة. والجرد الأعمى ليس ارتيابًا في موظفيك — بل هو كيف تحصل على رقم له معنى.

والشاشة صريحة ما دام الجرد الأعمى مفتوحًا: هذا الجرد أعمى: تبقى كمية النظام مخفية حتى تُرحَّل.

وله صلاحية مقابلة — عرض الكمية المتوقعة (القسم 5) — فتستطيع أن يكون لديك موظفون لا يرون رقم الدفاتر أبدًا، في أي جرد.

العدّ

أدخل ما عددته، سطرًا سطرًا. وخانة العدّ الفارغة تعني أن أحدًا لم ينظر بعد، وهو أمر مختلف عمدًا عن عدّ صفر. فالصفر نتيجة؛ والفراغ إغفال — والترحيل يترك السطر الفارغ كما هو بدل أن يُفرغ الرف.

الاعتماد والترحيل

متى انتهى الجرد فقد يذهب إلى بانتظار اعتماد المدير — انتهى هذا الجرد وينتظر من يستطيع ترحيله.

والترحيل هو ما يغيّر المخزون، ويحتاج صلاحية اعتماد تغييرات المخزون. فحتى يُرحَّل لم يتحرك شيء. وعند الترحيل تُطبَّق الكميات المجرودة وتصير الفروق حركات مخزون، فيكون التعديل موثّقًا لا صامتًا.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

إلغاء الجرد أو حذفه

الإلغاء — لن يُطبَّق شيء مما سُجّل هنا، ولن يتغيّر المخزون. ويبقى الجرد في القائمة سجلًّا على أنه هُجر.

الحذف — يُحذف الجرد وكل ما سُجّل فيه نهائيًّا. ولا يتغيّر المخزون.

والشاشة توصي بالإلغاء: الإلغاء بدلًا من ذلك يُبقيها في القائمة موسومة بأنها مهجورة، وهو ما يترك سجلًّا. فالجرد الذي بدأه أحدهم وهجره معلومةٌ بذاته.

#التحويلات بين الفروع

المخزون ← حركات المخزون ← تحويل داخلي.

نقل المخزون من فرع إلى فرع. اختر الفرع الذي يغادره، والفرع الذي يصل إليه، والمنتجات والكميات.

والحركة موثّقة في الطرفين: يغادر المخزون أحدهما ويصل إلى الآخر، ويظهر كلاهما في سجل الحركات.

انتبه: التحويل ليس تصحيحًا. فإن كان مخزون ناقصًا في فرع وموجودًا على نحو غامض في آخر، فهذان تعديلان يُحقَّق فيهما، لا تحويل يُسجَّل بعد وقوعه.

#الإخراج والهدر

المخزون ← حركات المخزون ← إخراج مخزون.

وهذا إتلاف المكتب الخلفي، وهو أوسع من إتلاف نقطة البيع.

خمسة أسباب، أكثر من سببَي نقطة البيع: هدر، وتلف، وانتهاء صلاحية، واستخدام داخلي، وفقد. أما الكاشير الذي يستعمل تسجيل هالك في نقطة البيع فلا ينال إلا منتهي الصلاحية وتالف. وكلٌّ منها سبب مستقل لا ملاحظة على سبب واحد: فالهدر مشكلة في طريقة العمل، والفقد مشكلة أمنية.

والوصفة أو الوجبة المركبة لا تحمل مخزونًا خاصًّا بها، فإخراج واحدة منها يخصم من الرف ما صُنعت منه، تمامًا كما لو بيعت.

انتبه: الإخراج لا يمكن التراجع عنه. والإخراج المسجَّل خطأً يُصحَّح بجرد، فيحفظ السجل الاثنين معًا.

وكل إخراج يُرحَّل: ينزل المخزون، وتذهب تكلفته إلى حساب المصروف الصحيح فتُظهر قائمة دخلك ما فقدته.

أحدث عمليات الإخراج

قائمةٌ تحته تبيّن ما شُطب، فيظهر النمط. ولم يُشطب شيء بعد شيء طيّب أن تراه؛ أما ثلاثة أعطال ثلاجة في شهر فحديث.

#سجل الحركات

المخزون ← حركات المخزون ← سجل الحركات هو الدفتر الكامل لكل تغيّر في كمية: ما الذي تحرك، ومتى، ولماذا، وعلى يد من، ومن أي مستند جاء.

رشّح بالفرع، أو بالمنتج، أو بالسبب، أو بالتاريخ.

وهذه هي الشاشة التي تُفتح حين يكون رقم مخزون خاطئًا وتحتاج أن تعرف كيف صار كذلك. فكل تغيّر هنا — استلامات، ومبيعات، ومرتجعات، وتحويلات، وجرد، وهدر — مع المستند الذي سبّبه.

من المفيد معرفته: لا شيء في حركة تك يغيّر رقم مخزون دون أن يترك حركة خلفه. فإن كانت كمية خاطئة، قال السجل لماذا. وهذا هو سبب وجود السجل كله.

#ما التالي

القسم 20 يتناول التصنيع، للمطابخ ومواقع الإنتاج. فإن كنت لا تصنع شيئًا ولا تركّب شيئًا، فانتقل إلى القسم 21.