الموردون والشراء

فاتورة الشراء هي كيف يدخل المخزون المشترى إلى المنشأة، ومنها تأتي تكلفته. والشطر الثاني هو ما يستهين به الناس: فإن وصل مخزون بلا مستند، عرف النظام كم لديك ولم يعرف كم كلّف، وصار كل رقم ربح بعد ذلك تخمينًا.

وكل ما هنا تحت المشتريات والموردون.

#الموردون

المورّد هو من تكون فاتورة الشراء منه. وإضافته هي ما يتيح لك إصدارها.

اذهب إلى المشتريات والموردون ← الموردون واضغط زر الإضافة.

البيانات الأساسية

الوصول إليهم

الشخص المسؤول، والهاتف، والبريد، وعنوانهم.

الشروط

شروط السداد — عدد الأيام المتفق عليها مع هذا المورّد. فحين تُدخل فاتورة منه، يُحسب تاريخ الاستحقاق من هذا، وتقول لك شاشة الفاتورة 30 يومًا متفق عليها مع هذا المورّد.

حد الائتمان — ما ترضى المنشأة أن تكون مدينة به له في وقت واحد. والفراغ يعني أنه لم يُحدَّد حدّ.

ملاحظة — نصٌّ حرّ. و*«يوصّل أيام الثلاثاء»* هو المثال الذي تعطيه الشاشة، وهو تمامًا نوع ما يستحق التسجيل.

من المفيد معرفته: تعطيل المورّد يُبقي السجل ويمنع عرضه في أي جديد. والحذف يزيله نهائيًّا، ولا يمكن إلا قبل أن تكون له أي مستندات.

#أوامر الشراء

المشتريات والموردون ← أوامر الشراء.

أمر الشراء هو ما ترسله إلى المورّد قبل وصول البضاعة. ولا يُلزم مخزونًا ولا دفاتر — بل هو طلب.

أصدر واحدًا، وأضف المنتجات والكميات التي تريدها، وأرسله. ومتى وصلت البضاعة صار الأمر أساسًا لفاتورة الشراء، فلا تعيد كتابة عشرين سطرًا.

من المفيد معرفته: أوامر الشراء اختيارية. فالمحل الذي يشتري بمكالمة إلى المورّد يستطيع تخطّيها كليًّا والذهاب مباشرةً إلى إدخال الفاتورة حين تصل الشحنة. وهي تستحق وجودها حين يتولّى الطلب شخص آخر، أو حين يحتاج ما يصل إلى مقابلته بما طُلب.

#فواتير الشراء

المشتريات والموردون ← فواتير المشتريات — وهي المهمة.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

إدخال واحدة

1. اختر مورّدًا.
2. رقم فاتورته وتاريخها — كما هي مطبوعة على مستنده.
3. التسليم إلى — أيّ فرع وصل إليه المخزون. وهذا ما يقرّر أين تهبط الكميات.
4. الأسطر: المنتج، والكمية، وتكلفة الوحدة، والضريبة.

ولكل سطر تستطيع كتابة السعر قبل الضريبة أو شاملًا الضريبة، والنموذج يعرض الاثنين. اكتب ما يعرضه مستندهم، فتكون ناقلًا لا حاسبًا.

وأرفق مسحًا أو صورةً للفاتورة إن كانت لديك.

من المفيد معرفته: أثناء كتابتك يُعرض الإجمالي متبوعًا بعبارة كما أُدخل — مثلًا 1٬150٫00 ر.س كما أُدخل. وتستقرّ المبالغ عند الاستلام. فالفاتورة المُدخلة مسوّدة — ولم يتحرك شيء بعد.

مُدخلة، ثم مُستلمة

حالتان، والفرق بينهما مهم.

مُدخلة تعني أن المستند مسجَّل. ولم يتحرك مخزون ولم يُرحَّل شيء.

مُستلمة تعني أن البضاعة على الرفّ. وهذه هي اللحظة التي:

• ترتفع فيها كميات المخزون في فرع التسليم،
• وتُحدَّث فيها تكلفة كل منتج،
• وتُرحَّل فيها الفاتورة إلى الدفتر — المخزون أصلًا، والضريبة ضريبةَ مدخلات قابلة للاسترداد، والمورّد ذمّةً دائنة.

هل يحتاج الاستلام اعتمادًا

المشتريات والموردون ← الإعدادات يحمل هذا الخيار:

• إدخال الفاتورة يستلمها — خطوة واحدة. وهو الصواب لمحلٍّ صغير يكون فيه المُدخِل هو من فرّغ الصناديق.
• استلام الفاتورة يحتاج اعتمادًا — خطوتان، والثانية تحتاج صلاحية المشتريات · اعتماد. وهو الصواب حيث يُدخل المكتب الفواتير ويؤكّد مديرٌ ما وصل فعلًا.

انتبه: تغيير هذا الإعداد نفسه يحتاج صلاحية المشتريات · اعتماد. والشاشة تقول ذلك.

تصحيح واحدة

الفاتورة المستلمة يمكن إعادتها إلى مُدخلة — والشاشة تسمّيه أعِدها إلى «مُدخلة». وفعل ذلك يعكس ما رحّلته، فتبقى الدفاتر صحيحة، ويتيح لك إصلاح الأسطر واستلامها من جديد.

ولا يتاح ذلك إلا داخل الشهر الذي استُلمت فيه. فإذا مضى ذلك الشهر، كانت إعادتها ستغيّر شهرًا استقرّت أرقامه — وإقراره الضريبي — فيُرفض ذلك: صحّحها بفاتورة مرتجع بدلًا من ذلك.

ويمكن أيضًا إلغاء الفاتورة: لن يصل شيء ولن يتغيّر المخزون. تبقى الفاتورة في القائمة كأثر يدل على أنها أُدخلت ثم هُجرت. استعمل هذا حين لا تحدث الشحنة أصلًا.

#فواتير المرتجعات — الإرجاع إلى المورّد

المشتريات والموردون ← فواتير المرتجعات.

حين تعيد بضاعة — تالفة، أو خطأ، أو زائدة عن المطلوب — فهذا هو المستند. وهو مرآةُ فاتورة الشراء: ينزل المخزون، وينزل معه ما عليك للمورّد.

أصدرها على فاتورة الشراء الأصلية ليعرف النظام ما الذي يُرجَع وبأي تكلفة.

#مدفوعات الموردين

المشتريات والموردون ← مدفوعات الموردين.

تسجيل أنك سدّدت مورّدًا، وأي الفواتير تغطّيها الدفعة.

وذلك التخصيص هو المقصود. فدفعةٌ بعشرة آلاف ريال لمورّدٍ عليه ست فواتير قائمة يجب أن تعرف أيّها تسدّد، وإلا صارت قائمة ما عليك خيالًا.

وتعرض الشاشة ما خُصِّص وما لم يُخصَّص — خُصِّص 8٬400 من 10٬000 ريال — وتقول لك كم بقي.

من المفيد معرفته: البقيّة غير المخصَّصة ليست خطأً. فالدفعة على الحساب، قبل الفاتورة، أمرٌ حقيقي. والشاشة إنما تريك أنها جالسة هناك.

#إعدادات المشتريات

المشتريات والموردون ← الإعدادات فيه كتلتان.

الاستلام — خيار الاعتماد الموصوف أعلاه.

الطباعة — كيف تبدو مستندات شرائك حين تطبعها:

#إدخال مخزونك الافتتاحي

هذا السؤال الذي يسأله كل مشترك جديد، فإليك جوابه صريحًا.

إن كانت لديك فواتير للمخزون الذي تحمله، فأدخلها فواتيرَ شراء بتواريخها التي وقعت فيها فعلًا، واستلمها. فيصير مخزونك وتكاليفك صحيحين معًا، وتُظهر الدفاتر ما دفعت.

وإن لم تكن لديك، فاستعمل الكمية الافتتاحية على كل منتج (القسم 9) مع رصيد افتتاحي لقيمة المخزون (القسم 6). فتكون الكميات صحيحة، وتكون القيمة الإجمالية صحيحة، ولم تخترع فواتير موردين لم توجد قط.

انتبه: ما لا يجوز فعله هو إدخال المخزون بلا تكلفة البتة. فستكون الكميات صحيحة وكل رقم ربح خاطئًا، لأن تكلفة المبيعات ستكون صفرًا في كل ما تبيعه من ذلك المخزون.

#ما التالي

القسم 19 يتناول ما يحدث للمخزون بعد دخوله: جرده، ونقله بين الفروع، وإتلافه.