استيراد قائمة الأصناف من جدول بيانات

كتابة أربعمئة منتج في نموذج ليست طريقة معقولة لقضاء أسبوع. فإن كانت قائمة أصنافك موجودة في مكان ما — نظام قديم، أو جدول بيانات، أو قائمة أسعار مورّد — فاستوردها.

اذهب إلى الإعدادات ← الاستيراد.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

انتبه: الاستيراد يتطلّب صلاحية إنشاء المنتجات. فإن قالت لك الشاشة ذلك، فدورك هو السبب — انظر القسم 5.

#الخطوات الأربع

1. اختر ما تستورده

تسأل الشاشة ما الذي تستورده؟ وهي ثلاثة أنواع: المنتجات، والفئات والفئات الفرعية، والعملاء. ولكلٍّ قالبه، لأن لكلٍّ أعمدته.

2. نزّل القالب

خذ القالب للنوع الذي اخترته. ويصل جدولَ بيانات بعناوين الأعمدة الصحيحة في موضعها.

واستعمله. فبناء ملفّك بأعمدة بترتيب مختلف أشيع سبب مفرد لعدم نجاح الاستيراد.

3. املأه

قواعد قليلة توفّر عليك محاولة ثانية:

• يجب أن تكون الفئات موجودة مسبقًا. فالاستيراد لا يخترعها. وهذا مقصود: معناه أن خطأً مطبعيًّا في اسم فئة لا يستطيع أن يُنشئ في صمت فئة ثانية اسمها مخبوزت.
• الرموز يجب أن تكون غير مكررة داخل وحدة الأعمال.
• ملف واحد يسع نوعَي العملاء — ضع person أو company في عمود النوع. والشركة تحتاج رقمها الضريبي وسجلّها التجاري ومدينتها ودولتها؛ والمعاينة تبيّن الصفوف الناقصة.
• اترك الخانة فارغة بدل أن تكتب N/A أو -. فالفراغ يعني «لم يُعطَ»؛ أما N/A فقيمة.

4. ارفع، واقرأ ما يقوله

اختر الملف — الملف (‏.xlsx أو ‏.csv) — وارفعه.

ولا يُكتب شيء بعد. والشاشة تقول ذلك صراحة — الرفع لا يزيد على معاينة الملف — فلا يُكتب شيء حتى تراجع النتيجة وتختار الاستيراد. وما يعود إليك تقرير:

• قُرئ ن صفًا — ما كان في الملف
• ن صفًا جاهزًا للاستيراد — ما سيدخل
• الصفوف التي ستُتجاوز — جدولٌ فيه السطر والمشكلة

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

وتعطي قائمة المتجاوَز رقم السطر والسبب، فتستطيع أن تفتح الجدول وتقفز إلى ذلك السطر وتصلحه.

من المفيد معرفته: إن كان في كل صف مشكلة، قالت الشاشة لا يمكن استيراد شيء من هذا الملف. صحّح الأخطاء أعلاه وارفعه من جديد. ولا يُستورد شيء نصف استيراد.

ومتى رضيت، أكّد. ثم تقول لك الشاشة كم دخل وكم تُجووِز: تُجووِز 12 صفًا ولم تُستورد.

#سجل الاستيراد

في أسفل الشاشة كل استيراد أجريته: النوع، وعدد الصفوف، وكم أخفق، ومتى.

وهذا أهمّ مما يبدو. فإن استورد أحدهم الملف نفسه مرتين سهوًا، فالسجل هو حيث تكتشف ذلك.

#ما تفعله بعد الاستيراد

تهبط المنتجات المستوردة في قائمة الأصناف بما أعطاها الملف. وشيئان يظلّان ناقصين عادةً:

1. المخزون الافتتاحي. فالاستيراد لا يضع كميات على الرفوف. إمّا أن تستلمها بفاتورة شراء (القسم 18) أو تضبط الكميات الافتتاحية لكل منتج.
2. فئات نقاط البيع. ففئات المكتب الخلفي تأتي من الملف؛ أما تبويبات شبكة الكاشير فشيء منفصل (القسم 15).

وافحص عشرة منتجات عيّنةً بعد ذلك. افتح كلًّا منها وانظر في السعر، وهل مفتاح شامل الضريبة يطابق ما قصده الملف، وفي الوحدات. فعشر دقائق من الفحص الآن خير من أن تكتشف الأمر من إقرار ضريبي.

#ما التالي

القسم 11 يتناول قوائم الأسعار — بيع المنتج نفسه بأكثر من سعر، وهي طريقة التعامل مع منصات التوصيل.