وحدات الأعمال والفروع

تحت شركتك مستويان في حركة تك، والفرق بينهما أنفع ما تفهمه مبكرًا.

وحدة الأعمال خطُّ نشاط. لها قائمة أصنافها، وأسعارها، ومجموعة طرق الدفع الخاصة بها، وقواعدها في كيفية تصرّف نقاط البيع. فمقهى ومغسلة سيارات وحدتا أعمال حتى لو ملكتهما شركة واحدة: يبيعان أشياء مختلفة، بأسعار مختلفة، وبقواعد مختلفة.

والفرع مكان. محل، أو مستودع، أو مطبخ. والفروع تتبع وحدة أعمال وتتشارك قائمة أصنافها. ويُحسب المخزون لكل فرع، وتقع عملية البيع في فرع، وتُفتح الوردية في فرع.

من المفيد معرفته: المعيار في سؤال «هل أحتاج وحدة أعمال ثانية؟» هو ما إذا كان النشاطان يتشاركان قائمة أصناف واحدة. فمقهيان في طرفي الرياض يبيعان القائمة نفسها هما وحدة أعمال واحدة بفرعين. أما مقهى ومحل ورود تحت سجل تجاري واحد فهما وحدتا أعمال.

ومعظم المشتركين الجدد يحتاجون وحدة أعمال واحدة بالضبط، وما بين فرع وثلاثة. والبدء بأكثر مما تحتاج يجعل كل شاشة أصعب، لأن كل شاشة مُرشَّحة بالوحدة التي أنت فيها.

اذهب إلى الإعدادات ← وحدة الأعمال.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

#إنشاء وحدة أعمال

اضغط إضافة وحدة أعمال.

لماذا للوحدة شعارها الخاص

شعار الشركة للكيان النظامي، وشعار وحدة الأعمال للعلامة التجارية. فشركة تدير مقهيين باسمين مختلفين تريد الشعار الصحيح على إيصال كل نقطة بيع، وهذه هي الطريقة التي يصل بها إلى هناك.

وإن لم يكن للوحدة شعار خاص، رجعت المستندات إلى شعار الشركة.

#إضافة فرع

مع اختيار وحدة، اضغط + إضافة فرع.

أنواع الفروع الثلاثة

هذا ليس وصفًا، بل يغيّر ما يستطيع الفرع فعله.

متجر

مكان يبيع للعملاء. هنا تكون نقاط البيع، وهنا تُفتح الورديات وتُغلق، وهنا يُعدّ درج النقد.

اختر هذا لأي محل أو مقهى أو كشك أو مِنضدة بيع.

مستودع

مكان يحفظ المخزون ولا يبيعه. يستطيع استقبال فواتير الشراء، والاحتفاظ بالمخزون، وتحويله إلى فروع أخرى. وليس فيه نقطة بيع ولا وردية.

اختر هذا لمخزن، أو مستودع مركزي، أو موقع تشتري إليه ثم توزّع منه.

مطبخ

مكان يصنع الأشياء. وهو الفرع الذي يمكن أن يُرفع فيه أمر إنتاج: تُصنع الوصفات هنا ويُرسل الناتج إلى المحلات.

اختر هذا لمطبخ، أو مخبز، أو محمصة، أو أي موقع إنتاج.

انتبه: نوع الفرع لا يمكن تغييره إطلاقًا بعد إنشاء الفرع — فقد يحمل الفرع سلسلة فواتير وورديات مفتوحة تعتمد على نوعه. والمتجر وحده يمكن أن يستضيف نقطة بيع. قرّر ما هو كل مكان فعلًا قبل أن تنشئه.

مفتاحان يخصّان الإنتاج

إعدادان على الفرع يخصّان التصنيع ويسهل إغفالهما:

• هل تُصنع الأشياء هنا. لا يُرفع أمر إنتاج إلا في فرع مُعلَّم كموقع صنع. وهذا ما يمنع أن يُطلب من محلٍّ أن يخبز لأن أحدهم اختار السطر الخطأ في قائمة.
• هل يجوز إرسال الإنتاج الجاهز إلى هنا. وهو منفصل عن نوع الفرع عمدًا، لأن المستودع قد يستقبل مواد خامًا ولا يستقبل صينية كعك أبدًا، وأنت وحدك تعرف أيّهما.

وإذا لم يُعلَّم أي فرع في الوحدة بقبول الإنتاج، عُدَّ السؤال بلا إجابة وسُمح بأي مكان. وهذا إعداد افتراضي متسامح لمحلٍّ لا يصنع شيئًا، لا سهوًا.

وتفصيل ذلك في القسم 20.

#يمكن تقييد الفئات بنوع الفرع

يستحق أن يُذكر الآن لأنه يفسّر شيئًا ستراه لاحقًا: يمكن قصر فئة المنتجات على أنواع فروع بعينها.

ففئة «مواد تنظيف» قد تُقصر على المستودع فلا تزحم شبكة نقطة البيع في المحل. وفئة «معجّنات» قد تكون للمطبخ والمحل دون المستودع.

وتضبط ذلك عند إنشاء الفئة (القسم 8). وذُكر هنا لأنه لا يستقيم إلا بعد وجود أنواع الفروع.

انتبه: فئةٌ لم يُختر لها أي نوع فرع لا تظهر في أي فرع إطلاقًا — فهي مخفية في كل مكان. وتبقى منتجاتها في قائمة المنتجات، لكن نقطة البيع لا تعرض منتجًا إلا حيث تكون فئته متاحة، فتختفي من الشبكة دون أن يفسّر شيء على الشاشة السبب. وهذا خطأ شائع يستحق التحقق منه.

#تعطيل وحدة أو فرع

لا يُحذف شيء في حركة تك بعد أن يتاجر، وهذا مقصود. فالفرع الذي عليه مبيعات لا يمكن أن يتبخّر ببساطة — الفواتير التي أصدرها يجب أن تبقى مقروءة، والحسابات يجب أن تظل متوازنة.

لذلك تُعطِّل بدلًا من ذلك.

أما وحدة الأعمال فضابطها على بطاقتها: تعطيل وحدة الأعمال.

وأما الفرع فافتحه — انقر سطره — والضابط في أسفل اللوحة التي تُفتح: تعطيل الفرع. وهو يؤكّد في موضعه لا في مربع، والجملة التي يؤكّد بها تستحق القراءة: التعطيل يوقف الدخول إلى نقاط البيع والورديات والمبيعات الجديدة هنا. ويبقى تاريخه وسلسلة فواتيره. ثم نعم، عطّل، أو أبقِه نشطًا.

وما يحدث:

• يختفي من المُنتقيات التي يستخدمها الناس يوميًّا.
• يبقى تاريخه في مكانه تمامًا، وتظل التقارير عن الفترات الماضية تشمله.
• يظل اسمه ظاهرًا حيث ظهر من قبل، مُعلَّمًا بأنه مغلق.
• ويمكن إعادة تفعيله لاحقًا من الشاشة نفسها.

من المفيد معرفته: تعطيل وحدة أعمال يعطّل كل ما تحتها. أما تعطيل فرع فيترك بقية الوحدة كما هي. فإن كنت تغلق محلًّا واحدًا، عطّل الفرع.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

#كيف يظهر هذا في كل مكان آخر

متى صار لديك أكثر من فرع، تغيّرت ثلاثة أمور:

1. المخزون لكل فرع. كمية المنتج رقمٌ في مكان، لا إجمالي للشركة. ويسألك تقرير المخزون عن الفرع.
2. ظهرت التحويلات. نقل المخزون بين الفروع حركةٌ موثّقة، وتفصيلها في القسم 19.
3. أمكن تضييق التقارير. أكثر التقارير يتيح ترشيحًا بالفرع، وبعضها يتيح عرضًا للوحدة كاملة.

ومتى صار لديك أكثر من وحدة أعمال، صار المُنتقي في أعلى المكتب الخلفي شيئًا تستعمله يوميًّا. والشاشة الفارغة تعني في الغالب أنك تنظر إلى الوحدة الخطأ.

#ما التالي

القسم 5 يُنشئ الأشخاص الذين سيستعملون كل هذا، ويقرّر ما يُسمح لكلٍّ منهم به.