المستخدمون والأدوار والصلاحيات

تقرّر حركة تك ما يستطيع الشخص فعله على خطوتين. الدور مجموعة صلاحيات لها اسم — Cashier، وManager، وAccountant. والمستخدم شخصٌ يُعطى دورًا واحدًا ونطاقًا يقول في أي فروع يعمل.

وكلاهما في الإعدادات ← المستخدمون، وفيها ثلاثة تبويبات: المستخدمون، والأدوار، والصلاحيات.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

من المفيد معرفته: إن كنت تبدأ من الصفر، فاعمل من اليسار إلى اليمين. انظر في الصلاحيات لتفهم ما تفعله الأدوار المدمجة أصلًا، وعدّلها من الأدوار إن احتجت، ثم أضف الأشخاص في المستخدمون.

#الأدوار الخمسة المدمجة

تبدأ كل منشأة بخمسة أدوار جاهزة:

من المفيد معرفته: أسماء الأدوار تُعرض كما أُنشئت، فتظهر الأدوار المدمجة بأسمائها الإنجليزية في الواجهة العربية أيضًا. ودورٌ تنشئه أنت باسم عربي يظهر بالعربية.

وOwner وAdmin يشملان الشركة كاملة دائمًا ولا يُضيَّق نطاقهما. أما من عداهما فيمكن ربطه بفروع بعينها.

#تبويب المستخدمون

إضافة شخص

اضغط إضافة مستخدم.

وعنوان المربع مستخدم جديد.

النطاق يسأل سؤالًا مختلفًا لكل دور

فلـOwner وAdmin لا يسأل شيئًا: تقرأ الكتلة مدير النظام له دائمًا صلاحية على الشركة كاملةً، ولا يمكن تضييق نطاقه.

ولـCashier يسأل عن فرع واحد، لأن الكاشير مربوط بمتجر واحد بعينه، ولا يمكنه الدخول إلا إلى تطبيق نقطة البيع.

ولمن عداهما قائمةُ فروع تُؤشَّر.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

النطاق ليس هو الدور

وهذا ما يعثّر الناس. فالدور يقول أي نوع من الأشياء يجوز لأحدهم فعله. والنطاق يقول في أي فروع يفعله.

فـManager منطاقه «فرع العليا» يستطيع كل ما يستطيعه المدير — لكن في العليا وحدها. ولا يرى مبيعات فرع جدة، ولا يعتمد صرفياتها النقدية، ولا يجرد رفوفها. غيّر النطاق لا الدور.

كلمة المرور ورمز قفل الشاشة شيئان مختلفان

• كلمة المرور تُدخِل الشخص، إلى أيٍّ من التطبيقين.
• رمز قفل الشاشة يفتح نقطة البيع بعد أن يقفلها أحدهم بزر قفل الشاشة.

وليسا بديلين أحدهما عن الآخر، والكاشير يحتاجهما معًا. فنقطة البيع تبقى داخلة عبر الورديات عمدًا — إذ إن طلب كلمة المرور بين عميل وعميل غير قابل للاستعمال — ولذلك فالرمز هو ما يحمي الشاشة حين يبتعد أحدهم.

انتبه: اضبط رمز قفل الشاشة حين تنشئ الكاشير، لا لاحقًا. فبدونه يبقى زر قفل الشاشة غير متاح في نقطة بيعه — ويقول لا يوجد رمز قفل شاشة لهذا الحساب — ولا سبيل لحماية الشاشة حين يبتعد إلا تسجيل الخروج.

تعطيل أحدهم

متى ترك شخصٌ العمل، عطّل المستخدم. وكما في كل موضع آخر في النظام، لا يُحذف شيء: يبقى اسمه على الفواتير التي سجّلها والقيود التي رحّلها، مُعلَّمًا بأنه غادر، لأن تلك المستندات يجب أن تبقى مقروءة.

والمستخدم المعطَّل لا يستطيع الدخول إلى أيٍّ من التطبيقين.

#تبويب الأدوار

هنا تُنشئ الأدوار وتعيد تسميتها وتحذفها. وكل صفّ مُعلَّم مدمجة أو مخصّص.

الإنشاء: اضغط إضافة دور جديد، وسمّه، ثم اضغط إنشاء دور. ويبدأ بلا صلاحيات، وتمنحها في التبويب التالي.

إعادة التسمية: للأدوار التي أنشأتها أنت وحدها. أما المدمجة فمقفلة — دور مدمج. اسمه ثابت.

الحذف: لدورٍ أنشأته أنت وحده، ولا يمكن إلا إذا لم يكن أحدٌ مُسندًا إليه. فإن كان أحد ما زال يحمل الدور، فانقله عنه أولًا. وليست هذه مسألة شكلية — فحذف دور من تحت شخص يتركه داخلًا لا يدري ما الذي يستطيعه.

من المفيد معرفته: صلاحيات الأدوار المدمجة قابلة للتعديل — ما عدا Owner — وإن كانت أسماؤها ثابتة. فإن كان دور Cashier يمنح شيئًا لا تريده لكاشيريك، فانزعه منه بدل أن تبني دورًا سادسًا.

#تبويب الصلاحيات

هذا قلب أمن النظام، وهو معروض بالطريقة التي تقرأ بها المنتج أصلًا: كالقائمة الجانبية.

في الأعلى صلاحيات الدور — اختر الدور الذي تعدّله. ثم كل قسم من القائمة الجانبية بترتيبه، وتحت كلٍّ الصفحاتُ التي فيه. افتح صفحة لتضبط ما يجوز للدور فعله فيها.

والشاشة تقول ما معنى المفتاح، ويستحق أن يُؤخذ حرفيًّا:

المفتاح المطفأ يعني أن الضابط لا يُرسم وأن الواجهة البرمجية ترفض الطلب.

والشطران مهمّان. فالزر يختفي وكذلك يُرفض الطلب، فالصلاحية ليست زرًّا مخفيًّا يستطيع أحدهم أن يلتفّ حوله.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

كيف تُقرأ

يعرض كل قسم عدّادًا — المبيعات ونقاط البيع · 14 من 14 — لكم من صلاحياته يحملها هذا الدور. وهذا العدّاد أسرع طريقة لرؤية ما يستطيعه دورٌ دون أن تفتح شيئًا.

وبجانب كل قسم في القائمة الجانبية، وهو ما يقوله بالضبط: إن أُطفئ، اختفى ذلك القسم كله عن هذا الدور.

وتوسيع القسم يسرد صفحاته، ولكلٍّ عدّادها: فواتير المبيعات 3 من 3، عروض الأسعار 4 من 4، نقاط البيع 4 من 4، إدارة النقد 3 من 3. وفتح الصفحة يُظهر المفاتيح المفردة.

وتوسيع الكل / طي الكل في أعلى الجانب.

من المفيد معرفته: Owner مُعلَّم بـ«(ثابت)» في مُنتقي الأدوار ولا يُعدَّل. وهذا مقصود — فنظامٌ يمكن أن يُحجب فيه المالك عن عمله بمفتاح ضُبط خطأً نظامٌ يحجب أحدهم في النهاية. أما كل دور آخر، ومنها المدمجة، فقابل للتعديل.

ما الذي يقع تحت ذلك

خلف تلك المفاتيح يجمع النظام الصلاحيات في أربع عشرة وحدة. ولا تختارها بالاسم في هذه الشاشة، لكن معرفة التجميع تفسّر لماذا تسافر بعض المفاتيح معًا:

وعدّة من هذه الفواصل قائمة بسبب مشكلات حقيقية، ومعرفة السبب تعينك على استعمالها:

• جرد المخزون مفصول عن المخزون لأن عدّ الرفّ هو العمل المخزني الوحيد الذي يسنده المحل إلى من لا يأتمنه على شيء غيره.
• والتصنيع مفصول عن المخزون في الاتجاه المعاكس: فمشرف الإنتاج لا شأن له بتعديل جرد.
• وإعدادات نقاط البيع مفصولة عن الكاشير والمبيعات لأن الكاشير يحتاج «الكاشير والمبيعات» ليبيع، ولا يصحّ أن يمنحه ذلك أيضًا تغيير طرق الدفع التي تعرضها نقطة البيع.
• والمشتريات والموردون مفصولة عن المحاسبة لأن من يقيّد فواتير الموردين لا ينال بذلك دليل الحسابات.

الأشكال التي يأخذها المفتاح

داخل الصفحة تتبع المفاتيح مجموعة صغيرة من الأشكال. وليست كل صفحة فيها جميعها — فالتقرير لا يكاد يزيد على العرض والتصدير — لكن هذه هي التي ستلقاها:

إجراءان يستحقّان شرحًا خاصًّا

عرض الكمية المتوقعة

في جرد المخزون، يقرّر هذا هل يُعرض على القائم بالعدّ ما يظنّ النظام أنه ينبغي أن يكون هناك.

وحجبه هو المنهج كلّه. فمن يرى رقم الدفاتر سيعدّ نحوه دون أن يقصد — وجردٌ وافق الدفاتر بالإيحاء لم يقس شيئًا البتة.

في صفحة جرد المخزون، امنح عادّيك المفاتيح التي تتيح لهم بدء الجرد وإدخاله، واترك عرض الكمية المتوقعة مطفأً، إلا أن يكون لديك سبب محدّد لغير ذلك.

اعتماد — النمط الذي يسري في كل شيء

هذه أنفع فكرة في نظام الصلاحيات، وهي تظهر في عشرة مواضع.

ففي حركة تك كلها، الحدُّ الموضوع على الكاشير لا يسري على من يحمل صلاحية الاعتماد المقابلة. ولا يُعتمَد شيء في مكانه: فالصلاحية لصاحب الدخول نفسه، والحدّ يُقاس عليه هو.

أمثلة ستلقاها لاحقًا:

• أقصى خصم للكاشير 15%. ويحتاج عميلٌ 20%. فترفضه نقطة البيع ما لم يكن من سجّل الدخول يحمل الكاشير والمبيعات: اعتماد. فلا اعتماد من مدير على شاشة الكاشير، ولا يُسجَّل معتمِدٌ على الخصم — بل على من يمنحه أن يحمل الصلاحية بنفسه.
• البيع تحت الرصيد الصفري مضبوط على التحذير مع السماح باعتماد المدير. فيُبلَّغ الكاشير بأن المخزون ناقص وعليه التأكيد، والتأكيد يتطلّب المخزون: اعتماد — فمن لا يملكها عليه أن يُحضر من يملكها.
• وقيد البيعة على حساب العميل، حيث لا يجوز للكاشير ذلك بنفسه، يلزمه حضور مدير عند الكاشير — ويُسجَّل اسمه على الحساب (القسم 12).
• والعمل على طابور المراجعة في إدارة النقد يحتاج المحاسبة: اعتماد (القسم 23).
• واستلام فاتورة شراء يمكن ضبطه ليحتاج المشتريات والموردون: اعتماد.

فالسؤال إذًا ليس أبدًا «هل يُسمح لهذا الكاشير بفعله؟» بل «من ينبغي أن يقف هناك حين يفعله؟»

انتبه: الدور الذي يحمل الاعتماد على وحدة يستطيع اعتماد أفعاله هو. فإن أعطيت الكاشير الكاشير والمبيعات: اعتماد توفيرًا لمشوار إلى المكتب، فقد أزلت الحدّ لا رفعته.

#مثال عملي: تجهيز مقهى صغير

لمحلٍّ فيه مالك ومدير وثلاثة باريستا:

1. الباريستا يأخذون دور Cashier المدمج، منطاقًا بفرعهم، ولكلٍّ رمز قفل شاشة. وتأكّد أن Cashier لا يحمل الكاشير والمبيعات: اعتماد.
2. المدير يأخذ Manager، منطاقًا بالفرع نفسه، وهو يحمل فعلًا الكاشير والمبيعات: اعتماد — فالخصم الذي يتجاوز حدود الكاشير يمنحه المدير وهو داخلٌ بحسابه.
3. أنت تبقى على Owner.
4. وإن كنت تستعين بمحاسب خارجي، فأنشئ دورًا جديدًا — سمّه محاسب — يمنح المحاسبة والتقارير بالعرض والتصدير، ولا شيء غير ذلك. ونطاقه الشركة كاملة.

#ما التالي

القسم 6 يفتح الدفاتر. وهو آخر ما ينبغي أن يكون صحيحًا قبل أن تبدأ إدخال بيانات حقيقية، وأقلّها تسامحًا إن تُرك إلى وقت متأخر.