فتح الدفاتر

تمسك حركة تك حسابات مزدوجة القيد، وتمسكها تلقائيًّا: البيعة تقيّد نفسها، وفاتورة الشراء تقيّد نفسها، والراتب يقيّد نفسه. ولا تكتب أنت قيودًا للتجارة المعتادة.

لكن شيئًا من ذلك لا يحدث حتى تخبر النظام أن الدفاتر مفتوحة، وذلك التاريخ لا يعمل بأثر رجعي.

قف: المبيعات التي تقع قبل تاريخ بدء الدفاتر لا تصل إلى الحسابات أبدًا، وتأخير التاريخ إلى الوراء بعد ذلك لا يرجع إليها. وسيكون ميزان المراجعة وقائمة الدخل وإقرار الضريبة ناقصةً بمقدار ما تاجرتَ قبل فتح الدفاتر تمامًا.

وهذا أغلى خطأ متاح في الأسبوع الأول. افتح الدفاتر قبل أول بيعة.

وكل ما هنا تحت المحاسبة.

#الخطوة 1 — افتح الدفاتر

اذهب إلى المحاسبة ← الإعدادات.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

تحت الدفاتر، اختر التاريخ في افتح الدفاتر من واضغط فتح الدفاتر.

أي تاريخ تختار

• إن كنت تبدأ عملًا جديدًا، فاستعمل يوم بدء التجارة.
• وإن كنت تنقل عملًا قائمًا إلى حركة تك، فاستعمل أول يوم في فترة محاسبية نظيفة — بداية شهر، أو ربع، أو سنتك المالية. أيًّا كان ما سيريد محاسبك أن يطابق عليه.

ومتى ضُبط، قرأت الشاشة مفتوحة منذ {date}. كل ما يُباع ويُشترى ويُصرف من ذلك اليوم يُرحَّل.

انتبه: لا يمكن تحريك تاريخ البدء بعد وجود قيود. فلحظة أن يُرحَّل شيء يثبت التاريخ — إذ إن تحريكه يجعل الدفتر يغطي فترة لا قيود له فيها. فاختر عن قصد.

إن كنت قد تاجرت بالفعل

إن بدأت البيع قبل فتح الدفاتر، قالت لك شاشة الإعدادات ذلك صراحةً وبالأرقام:

14 بيعة لم تصل إلى دفتر الأستاذ. مبيعات بـ4٬210٫00 ريال تحمل ضريبة 549٫00 ريال، اعتبارًا من 3 مارس.

وفتح الدفاتر الآن لا يرجع إليها. وخياراتك:

1. رحّلها يدويًّا من المحاسبة ← القيود اليومية، بتواريخ الأيام التي سُجّلت فيها. صحيح، ومُمِلّ.
2. اقبل الفجوة ووثّقها. معقول إن كانت يومًا أو يومين من التجربة. وغير معقول إن كانت شهرًا من تجارة حقيقية، لأن إقرار الضريبة سيكون خاطئًا.

وتعرض الشاشة أول خمسين من المبيعات المتأثرة لترى بالضبط ما الناقص.

#الخطوة 2 — دليل الحسابات

اذهب إلى المحاسبة ← دليل الحسابات. وأول مرة تفتحه يوضع دليلٌ قياسي تلقائيًّا. ولا يلزمك أن تبني واحدًا.

وتعرض كل مجموعة مدى رموزها وكم حسابًا فيها — الأصول 1000–1999 · 13 حسابًا — ويحمل كل حساب رمزه، واسمه بالإنجليزية وبالعربية، وأي جانب هو طبيعته (مدين أو دائن).

وهو مجمَّع بالطريقة التي تُقرأ بها مجموعة حسابات:

• الأصول — ما تملكه المنشأة
• مخصوم من الأصول — مجمّع الإهلاك وما شابهه
• الالتزامات — ما عليها
• حقوق الملكية — حصة المالك
• الإيرادات — ما تبيعه
• تكلفة المبيعات — ما كلّفته تلك المبيعات
• المصروفات — كل ما تصرفه سوى ذلك

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

الحسابات القياسية لا تُعدَّل

كل ترحيل تلقائي في حركة تك يسمّي حسابًا برمزه. فحين تُرحَّل بيعة نقدية تجعل الحساب 1010 مدينًا، لأن القاعدة تقول 1010. ولذلك فالحسابات القياسية مقفلة: لا تستطيع إعادة تسميتها من تحت القواعد ولا حذفها.

وليس ذلك قيدًا بقدر ما هو السبب في أن الترحيل التلقائي يُوثق به أصلًا.

إضافة حسابات خاصة بك

تستطيع إضافة ما شئت. اضغط إضافة حساب.

ولكل نوع حساب مدى رموز — والشاشة تقول لك أيّه — ويجب أن يقع حسابك الجديد داخله. وهذا ما يُبقي الأصول مجتمعة في المركز المالي والمصروفات مجتمعة في قائمة الدخل.

وإن كان الرمز الذي تختاره مستعملًا، سمّت الشاشة من يحمله.

إيقاف حساب

تُوقف الحسابات بدل أن تُحذف، لأن القيود تسمّيها بالفعل. والحساب الموقوف يكفّ عن أن يُعرض حين يكتب أحدهم قيدًا يدويًّا؛ وكل ما رُحِّل إليه يبقى مقروءًا.

أشّر تضمين الحسابات الموقوفة لرؤيتها.

#الخطوة 3 — مراكز التكلفة

اذهب إلى المحاسبة ← مراكز التكلفة.

الفرع مكان، والحساب نوع التكلفة. ولا يجيب أيٌّ منهما عن «كم كلّفنا المطبخ هذا الشهر؟» منفصلًا عن «كم كلّفتنا المحلات؟» — فمركز التكلفة هو المحور الذي يعبر الأماكن.

ولكلٍّ رمز — قصير، ولا يتغيّر بعد أن تسمّيه القيود — واسم. أمثلة: OLAYA، KITCHEN، DELIVERY.

مراكز التكلفة تتبع الأماكن

لا تضع المركز على كل ترحيل بيدك. بل تحدّد مركز تكلفة لكل جهة، فيحمله كل ما يُسجَّل فيها — البيع، وتكلفة ما بيع، والأجور، والهدر، والمصروفات، والأرصدة الافتتاحية.

اذهب إلى الإعدادات ← وحدة الأعمال. لوحدة الأعمال ولكل فرع من فروعها حقل مركز التكلفة. وتعرض القائمة مراكزك، وعلى الفرع أيضًا أنشئ واحدًا باسم «العليا» — مركزًا باسم الجهة نفسها. ويمكن أن تشترك عدة جهات في مركز واحد.

• الترحيل في فرع يأخذ مركز تكلفة ذلك الفرع.
• الترحيل بلا فرع — الإدارة، أو رخصة، أو رأس مال المالك — يأخذ مركز وحدة الأعمال.
• الفرع الذي لا مركز تكلفة له يبقى غير مخصّص. ولا يرجع إلى مركز الوحدة: وإلا لقُرئت تجارته تكلفةً للإدارة. والحقل يقول ذلك — غير محدّد — تبقى قيوده غير مخصّصة.

وشيئان يمكن أن يتجاوزا الجهة: المصروف (حقل مركز التكلفة فيه، ويبقى افتراضيًا على حسب الجهة التي يتبعها — القسم 22) والموظف، إذ يمكن تحميل راتبه على غير فرعه — كطاهٍ في محل يُحمّل على المطبخ (القسم 24). أما أسطر القيود اليومية فلا حقل فيها لمركز التكلفة؛ والقيد اليدوي يتبع الجهة التي يسمّيها.

شاشة مراكز التكلفة

من المحاسبة ← مراكز التكلفة تضيفها بزر إضافة. وتعرض القائمة لكل مركز كم جهة وكم موظفًا وكم قيدًا يستعمله، لترى أيّها مستعمل فعلًا.

ولقراءتها استعمل التقارير ← حسب مركز التكلفة، أو احصر ميزان المراجعة أو قائمة الدخل في مركز تكلفة واحد (القسم 27).

ومراكز التكلفة اختيارية. فعملٌ بمحلٍّ واحد لا يحتاجها. وعملٌ فيه مطبخ ومحلّان يجدها في الغالب تستحق العناء.

وهي كغيرها تُوقف لا تُحذف، وما سبق أن سُمّي بها يبقى مقروءًا.

#الخطوة 4 — الأرصدة الافتتاحية

اذهب إلى المحاسبة ← الأرصدة الافتتاحية.

وهذه هي ما كانت المنشأة تملكه بالفعل يوم فُتحت الدفاتر — نقدٌ في الدرج، ومخزون على الرفوف، ومالٌ على العملاء لك، ومالٌ للموردين عليك.

من المفيد معرفته: إن كنت عملًا جديدًا تمامًا لا شيء لديه، فتخطَّ هذا. فالأرصدة الافتتاحية لعملٍ كان قائمًا قبل حركة تك.

كيف تعمل

الشاشة قائمة أسطر. وكل سطر حسابٌ، وأين كان محفوظًا، ومبلغ في أحد عمودين:

• لدينا — أصل. نقدٌ، أو مخزون، أو مالٌ لك.
• علينا — التزام. مالٌ عليك.

اضغط إضافة سطر، واختر حسابًا، وحدّد أين، واكتب المبلغ. وكرّر.

وأين أحد فروعك أو المنشأة نفسها، ولا بد منه لكل سطر: النقد يتبع المحل، أما الحساب البنكي والقرض ورأس مال المالك فتتبع المنشأة. وهو ما يضع كل رقم افتتاحي تحت الفرع ومركز التكلفة الصحيحين. ويبقى زر تسجيل ما كان موجودًا معطّلًا حتى يُحدَّد مكان كل سطر.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

لست مضطرًّا إلى موازنتها

وهذا ما يفاجئ من فعل هذا في نظام آخر. فأنت تكتب، والشاشة تعرض سطرًا جاريًا:

يصبح الفرق، 84٬200٫00 ريال، رأس مال المالك.

فما لا يفسّره العمودان يُرحَّل حصةً للمالك في العمل، وهو ما هو عليه فعلًا. وإن كان على المنشأة أكثر مما تملك، خُصم ذلك من رأس المال، وقالت الشاشة ذلك.

فأنت تدخل ما تعرفه ويتكفّل الحساب بنفسه.

تصحيحها

بعد التسجيل تعرض الشاشة الأرقام للقراءة فقط: سُجّلت الأرصدة الافتتاحية بتاريخ {التاريخ}. هذه هي الأرقام التي تبدأ منها كل ميزانية.

فإن كانت خاطئة فاضغط تصحيح الأرصدة الافتتاحية، وعدّل الأسطر، وسجّل من جديد. والأرقام الجديدة تحلّ محلّ القديمة — والقيد القديم يُعكس لا يُعدَّل، فيُظهر أثر المراجعة الاثنين. وتسجيل الأرقام نفسها مرة ثانية مرفوض: لم يتغير شيء عمّا هو مسجّل.

انتبه: لا تُسجَّل الأرصدة الافتتاحية إلا بعد فتح الدفاتر. وستقول لك الشاشة أن تفعل ذلك أولًا — فالرصيد الافتتاحي هو ما كان موجودًا يوم تُفتح، فلا بد من يوم.

#الخطوة 5 — ترحيل الرواتب

عد إلى المحاسبة ← الإعدادات، تحت الرواتب في الدفاتر.

إقفال شهر رواتب يستطيع أن يكتب كلفة الأجور في الدفتر. وهذا الإعداد يقرّر هل يفعل، ومن أي شهر.

• مطفأً، لا تصل الرواتب إلى الدفتر البتة. فالأجور غائبة عن قائمة الدخل، وهو ما يجعل تكاليفك تبدو أقل بكثير مما هي.
• مضبوطًا على شهر، يُرحَّل كل شهر من ذلك الشهر فصاعدًا تلقائيًّا عند إقفاله.

اختر أول شهر ستُجري له الرواتب فعلًا في حركة تك.

وتعطيك الشاشة القاعدة المهمة إن كنت تنتقل من غيرها: إن كنت تدخل الرواتب يدويًّا مصروفًا، فاختر الشهر التالي لآخر قيد يدوي حتى لا يُحتسب شهر مرتين.

انتبه: بعد ترحيل أي شهر لا يمكن تغيير هذا. فتغييره إمّا يرحّل شهرًا مرتين أو يترك شهرًا. اضبطه قبل أن تُقفل أول دورة رواتب، لا بعدها.

#إغلاق الدفاتر

الشاشة نفسها تحمل إيقاف الترحيل، ويحسن أن تعرف أنه موجود وإن كنت لن تستعمله سنين.

وإيقاف الترحيل يعني: يعمل المحل تمامًا كما يعمل الآن — تبيع نقاط البيع، وتُطبع الفواتير، ويتحرك المخزون — لكن لا يصل شيء جديد إلى الدفتر. وما رُحِّل يبقى قائمًا.

وهو موجود لنهاية علاقة مع محاسب، أو لهجرة عن النظام. وليس إقفالًا شهريًّا، ولا شيئًا يُفعل في آخر يوم مزدحم.

#كيف تتأكّد أنه نجح

بعد أول بيعة حقيقية، اذهب إلى المحاسبة ← القيود اليومية. ينبغي أن ترى قيدًا لها، مُرحَّلًا تلقائيًّا، يسمّي الكاشير.

فإن رأيت لم يُرحَّل شيء بعد، فالدفاتر غير مفتوحة، أو البيعة وقعت قبل تاريخ البدء. عد إلى الخطوة 1.

من المفيد معرفته: القيد المُرحَّل لا يُعدَّل ولا يُحذف أبدًا. والتصحيح مرآته — قيدٌ مساوٍ ومعاكس — فيبقى الأصل والإصلاح ظاهرين. ولذلك تعرض الشاشة العكس لا زرّ تعديل. والقسم 22 يتناول قراءة القيود وعكسها.

#ما التالي

تمّت الأساسات. والقسم 7 يبدأ قائمة الأصناف، ابتداءً بوحدات القياس — التي يجب أن توجد قبل أن يشير إليها منتج.