كيف تهتدي في النظام

حركة تك تطبيقان منفصلان يتشاركان دفاتر واحدة. وأكثر الالتباس في اليوم الأول سببه الجهل بذلك، فيحسن أن يُوضَّح قبل كل شيء.

#عنوانان لا عنوان واحد

المكتب الخلفي هو حيث تجهّز النظام ومنه يُدار العمل: المنتجات، والأسعار، والموظفون، والمشتريات، والتقارير، والحسابات. وتصل إليه بالعنوان المنتهي بـ /admin. وهو مُعدٌّ لحاسوب محمول أو مكتبي.

نقطة البيع هي ما يقف أمامه الكاشير. تبيع، وتستوفي المال، وتفتح الدرج، وتطبع الإيصالات، وتغلق الوردية. وهي عنوان آخر، ومبنية لشاشة لمس.

وليستا عرضين لشاشة واحدة، بل تطبيقان بتسجيلَي دخول، وقد يملك الشخص الوصول إلى أحدهما دون الآخر.

من المفيد معرفته: تسجّل الدخول إلى كلٍّ منهما على حدة، بالبريد وكلمة المرور نفسيهما. فالكاشير يدخل نقطة البيع ولا يرى المكتب الخلفي أبدًا. والمحاسب يدخل المكتب الخلفي ولا يرى نقطة البيع. وأكثر الملّاك يستعملون الاثنين.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

#تسجيل الدخول

بريد إلكتروني وكلمة مرور في كليهما. وثلاثة أمور تُتوقّع:

قد يُطلب منك رمز التحقق. تطلبه حركة تك افتراضيًا من المالكين والمدراء، ويمكن أن توسّعه حركة تك ليشمل كل مستخدمي الإدارة، أو الجميع بمن فيهم الكاشير. ويأتي الرمز من تطبيق مصادقة على جوالك — Google Authenticator أو Microsoft Authenticator أو ما يشبههما. وفي أول دخول لحساب يلزمه ذلك، تعرض الشاشة رمز QR لتمسحه، ثم تطلب أول رمز يظهر في التطبيق.

وقد يُطلب منك رمز الدخول. حيث فعّلت حركة تك رموز الدخول، يُرسل رمز الدخول من ستة أرقام إلى جوالك برسالة نصية بعد قبول كلمة المرور، وتنتهي صلاحيته خلال 5 دقائق. فإن لم يصل، ظهر أرسل رمزًا آخر بعد انتظار قصير؛ وإن ظلّت الرموز لا تصل، عرضت الشاشة أرسله على البريد بدلًا من ذلك. وحيث يُعرض خيار لا تسألني مجددًا على هذا الجهاز، فتأشيره يُسقط رمز الدخول عن ذلك الجهاز للمدة المعروضة بالأيام — وتبقى كلمة المرور، وأي رمز من تطبيق المصادقة، مطلوبة. وتغيير كلمة المرور يُلغيه.

ونقطة البيع تُبقيك داخلًا. قصدًا. فالكاشير يسجّل دخوله مرة ويبقى داخلًا على ذلك الجهاز، وردية بعد وردية، حتى يخرجه أحد. فطلب كلمة المرور بين عميل وعميل غير قابل للاستعمال، ولذلك تُحمى نقطة البيع بطريقة أخرى — برمز قفل الشاشة، وتفصيله في القسم 26.

انتبه: لا توجد رموز استرداد. فإن فقدت الوصول إلى تطبيق المصادقة لم تستطع الدخول، ولا يستطيع أحد في منشأتك إعادة ضبطه من داخل النظام — تواصل مع حركة تك. واضبطه على جوال تملكه أنت.

#المكتب الخلفي، وكيف يُقرأ

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

القائمة الجانبية

عشرة بنود على الجانب — لوحة التحكم، وتسعة أقسام يفتح كلٌّ منها قائمته من الشاشات:

ولا يُفتح إلا قسم واحد في كل مرة. وفتحُ قسمٍ آخر يغلق المفتوح، وبذلك تبقى القائمة أقصر من الشاشة.

من المفيد معرفته: لا ترى إلا ما يسمح به دورك. فالكاشير الذي يدخل المكتب الخلفي لا يرى قسم المحاسبة باهتًا — بل لا يرى المحاسبة أصلًا. فإن قال لك زميل إن شاشةً مفقودة، فالجواب في الغالب دوره لا عطل. والقسم 5 يتناول هذا.

مُنتقي وحدة الأعمال

في أعلى الشاشة ضابطٌ يسمّي وحدة الأعمال التي تنظر إليها. وكل ما في كل شاشة مُرشَّح به.

فإن كانت لديك وحدة واحدة لم يحتج هذا أن يُمسّ أبدًا. وإن كان لديك أكثر من واحدة — مقهى ومخبز مثلًا — فهذا هو سبيلك للتنقل بينهما، ونسيان التبديل هو السبب الأشيع في أن تبدو شاشة فارغة وهي ليست كذلك.

وإن سمح لك دورك برؤية كل شيء، ففي القائمة أيضًا خيار فوق الوحدات يحمل اسم شركتك — لا عبارة مثل «الشركة كاملة». واختياره يضيّق القائمة الجانبية إلى ما يمتد فعلًا على الشركة كلها: لوحة التحكم، والربحية، وحسب مركز التكلفة، والضريبة والزكاة، والعملاء، وتقارير الولاء وإعداداته، وإعدادات مستوى الشركة. أما الشاشات التي تخصّ محلًّا واحدًا — جردٌ، أو شبكة نقطة بيع — فتختفي، لأنه لا يوجد محلٌّ واحد يُجرَد.

انتبه: إن اخترت الشركة وأنت تنظر إلى شاشة لا معنى لها إلا لوحدة واحدة، أُعدت إلى لوحة التحكم. ولا يضيع شيء. وإنما هو النظام يأبى أن يعرض عليك شاشة لا يستطيع ملأها.

الإشعارات

الجرس في الشريط العلوي يحمل ما يحتاج انتباه أحد — سحبًا نقديًا لم يُراجَع، أو منتجًا بلغ حدّ إعادة الطلب، أو بيعة دون اتصال تعذّرت مزامنتها، أو فاتورة اشتراك حان موعدها. وما يظهر لك يتوقف على صلاحياتك، وهو محصور بوحدة الأعمال التي أنت فيها.

ضابط اللغة

تعمل حركة تك بالعربية والإنجليزية، والتبديل فوري. وتنعكس الواجهة كاملة للعربية: تنتقل القائمة الجانبية إلى اليمين، وتُقرأ الجداول من اليمين إلى اليسار، وتتبع التواريخ والأرقام.

وأشياء قليلة لا تتبع لغة الواجهة قصدًا، لأنها تخصّ مستندًا لا قارئًا:

• الإيصالات تُطبع باللغة التي اختارها المحل لعملائه.
• تقرير إغلاق الصندوق يُطبع باللغة المضبوطة له.
• الفواتير تحمل اللغتين حيث يوجد الاسمان.

وتفصيل ذلك في القسم 17.

#نقطة البيع، وكيف تُقرأ

في نقطة البيع مواضع أقلّ، عن قصد.

1. تسجيل الدخول بالبريد وكلمة المرور (ورمز الدخول إن طُلب).
2. اختر نقطة البيع. إن وُجدت أكثر من واحدة في فرعك، اخترت التي تقف عندها. وهذا مهم — فترقيم الفواتير مرتبط بنقطة البيع.
3. افتح الوردية بإدخال عهدة البداية — النقد الذي سُلِّم إليك لتبدأ به.
4. بِع.
5. أغلق الوردية بعدّ ما في الدرج.

وكل ما سوى ذلك في نقطة البيع — الخصومات، والعملاء، والنقاط، والمرتجعات، والهدر، وإدخال النقد وإخراجه — معلّق بشاشة البيع. والقسم 26 يمشي فيه كله.

الصورة من الواجهة الإنجليزية — الشاشة نفسها، والنصّ فيها بالعربية عندك.

#الترتيب الذي تُفعل به الأشياء

هذا الدليل مكتوب بالترتيب الذي يحتاجه محلٌّ حقيقي، والترتيب أهمّ مما يبدو.

قف: افتح الدفاتر قبل أن تبيع أي شيء — القسم 6.

فهذه هي الخطوة الوحيدة في الدليل كله التي لها موعد، والوحيدة التي لا تُتراجَع. ولا شيء يمنعك من فتح نقطة بيع والمتاجرة أولًا: فالبيعات تمرّ، والفواتير صحيحة، والمخزون يتحرك. غير أنها لا تصل إلى الحسابات أبدًا، وفتح الدفاتر بعدها لا يعود إليها. فيأتي إقرار ضريبتك ناقصًا بكل ما بِعته قبل ذلك.

وهي خمس دقائق وتاريخ واحد. افعلها قبل أي شيء آخر في الجزء الثاني.

وتعلّقان آخران يستحقان أن يُعرفا الآن، لأن الخطأ فيهما يعني إعادة العمل لا خسارة مال:

1. جهّز الوحدات قبل المنتجات (القسم 7). فالمنتج يُشترى بوحدة ويُباع بأخرى، ولا تستطيع اختيار وحدات غير موجودة.
2. أدخل مخزونك الافتتاحي بفاتورة شراء أو رصيد افتتاحي (القسمان 18 و6)، لا بكتابة الكميات لاحقًا. فما دفعته في المخزون هو ما يجعل تكلفة المبيعات تعمل.

وكل ما عدا ذلك يمكن إعادة ترتيبه كما يناسبك.

#ما التالي

القسم 3 يملأ هوية شركتك — الاسم والرقم الضريبي والعنوان التي تظهر على كل فاتورة تصدرها.